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Arbeitnehmerdatenschutz nicht vergessen!

Katrin Etteldorf
Rechtsanwältin

Datenschutz
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Arbeitnehmerdatenschutz nicht vergessen!

Der Beschäftigtendatenschutz ist ein weiterer Baustein, den der Verantwortliche im Blick haben sollte.

Nach der DS-GVO können die Mitgliedstaaten der EU spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Persönlichkeitsrechts der Mitarbeiter erlassen. Deutschland hat den Beschäftigtendatenschutz in § 26 BDSG 2018 neu geregelt.

Wie bisher gilt der Grundsatz: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist verboten, es sei denn, sie ist durch Rechtsvorschrift oder (neu) durch Kollektivvereinbarung oder durch Einwilligung des Betroffenen erlaubt.

Um einzuschätzen, ob eine gesetzliche Regelung oder ein Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung die Datenverarbeitung gestatten oder ob eine Einwilligung notwendig ist, sind zunächst die Phasen eines Beschäftigungsverhältnisses zu differenzieren: die Anbahnung (Bewerbungsphase), die Durchführung, die Beendigung und die Zeit nach der Beendigung.

Um ein Arbeitsverhältnis durchzuführen, ist beispielsweise die Verarbeitung der Stammdaten inkl. der sozialversicherungsrechtlichen Pflichtangaben notwendig, damit der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, erfüllen kann. Die Datenverarbeitung ist also gesetzlich erlaubt.

Anders sieht dies bei einem Foto des Arbeitnehmers auf der Website des Unternehmens aus oder bei einem Imagefilm über den Betrieb. Dabei handelt es sich um typische Marketingmaßnahmen, die in einigen Branchen für Unternehmen unverzichtbar sind. Allerdings sind sie nicht zur Durchführung eines Arbeitsverhältnisses als solches notwendig. Hierzu bedarf es somit der Einwilligung des Arbeitnehmers. Gleiches gilt auch für Werbebanner mit dem Bild des Mitarbeiters. Für eine wirksame Einwilligung müssen einige Anforderungen erfüllt sein:

  • Die Einwilligung muss schriftlich erfolgen.
  • Die Einwilligung muss bestimmt sein:
    Sie muss eine ausdrückliche Einwilligungserklärung zur konkreten Datenverarbeitung und vorsorglich gesondert zur Verarbeitung besonders sensibler Daten enthalten.
    Sie muss sich auf einen konkreten Zweck der Datenverarbeitung beziehen.
  • Es muss sich um eine sog. informierte Einwilligung handeln, d. h. die evtl. Folgen der Einwilligung sind zu erläutern.
  • Sie muss darauf hinweisen, dass die Einwilligung freiwillig ist.
  • Sie muss den Hinweis enthalten, dass der Mitarbeiter seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann. Sinnvoll ist eine Ergänzung um bestimmte Übergangsfristen für die Zeit ab Widerruf, bis beispielsweise der Arbeitgeber das Foto auszutauschen oder bestimmte Filmsequenzen zu verpixeln hat o.ä.

Praxistipp:

Prüfen Sie in den verbleibenden zwei Wochen, welche personenbezogenen Daten der Bewerber/ Mitarbeiter/ Ausgeschiedenen Sie verarbeiten, ob Sie dafür die Einwilligung der Mitarbeiter benötigen und ob Ihnen bereits entsprechende Einwilligungserklärungen vorliegen. Wenn nicht, sind diese einzuholen.

Auch die Einwilligungserklärungen sind Gegenstand der Rechenschaftspflicht, dass der Verantwortliche die Datenschutzbestimmungen einhält.

2018.05.11-Arbeitnehmerdatenschutz.pdf (70 Downloads)

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